RPA - Robotická Procesná Automatizácia, virtuálni roboti dostupní aj pre vás

RPA - Robotická Procesná Automatizácia je nový buzzword a významný technologický trend, ktorý bude jednou z kľúčových vecí na prežitie firiem v týchto turbulentných časoch. Digitalizácia a automatizácia procesov je vo firmách jednou z často opakovaných tém, ktoré zásadným spôsobom ovplyvnia fungovanie v dobe pandemickej aj postpandemickej.

Podľa jedného z prieskumov až ⅓ činností u 60% pracovných pozícií na dnešnom trhu práce je možné automatizovať. Tým je možné uvoľniť obrovské množstvo ľudského potenciálu, urýchliť spracovanie úloh vo firme pri zavedení princípu nulovej chyby.

Ako RPA v skutočnosti funguje?

Hlavný prvok RPA tvoria tzv. virtuálni roboti. Virtuálny robot je aplikácia, ktorá beží na pozadí vami vybraného počítača vo firme (desktop, notebook, VM - Virtual Machine). 

Tento virtuálny robot dokáže imitovať prácu človeka za počítačom, tzn. dokáže ovádať počítač presne ako človek. Virtuálny robot dokáže:

• hýbať kurzorom myši
• písať
• otvárať aplikácie a prihlasovať sa do nich cez pridelený Login + Password
• ovládať väčšinu aplikácií a systémov na trhu cez API
• ovládať aj staršie alebo “doma” vyrábané aplikácie cez užívateľské rozhranie
• dokáže čítať z displeja
• dokáže čítať elektronické dokumenty
• dokáže čítať scanované dokumenty a text (OCR)
• dokáže pracovať s e-mailom a Internetom
• vyhľadávať na Google a iných vyhľadávačoch
• preklikávať webové stránky a čítať ich obsah
• dokáže sa logovať na rôzne portály
• dokáže pracovať s iBankingom a pod.

Cieľom RPA a virtuálnych robotov je zbaviť ľudí všetkých repetitívnych úloh a často sa opakujúcich procesov, ktorými trávia enormné množstvo času, ale majú len nízku pridanú hodnotu.

Cieľom RPA robotov je nerobiť z ľudí robotov za počítačom.

RPA má úzky súvis aj s iným buzzwordom, o ktorom počúvame dlhšie, a to INDUSTRY 4.0. Konečne po automatizácii a robotizácii výroby a strojov prichádza technológia, ktorá umožňuje automatizovať prácu THP pracovníkov a úradníkov.

RPA dokáže automatizovať END to END procesy, tzn. procesy od začiatku do konca, ktoré sú veľmi komplexné a využíva sa pri nich viacero rôznych aplikácií, systémov a pracuje sa s rôznymi druhmi elektronických alebo papierových dokumentoch.

RPA je tu na to, aby zo zamestnancov, ktorí sú zavalení množstvom práce zloženej často z repetitívnych úloh, urobil spokojných zamestnancov, ktorí čas v práci využívajú kreatívnym spôsobom a posúvajú tak firmu dopredu. Takáto zmena uspokojí jednak samotných zamestancov, ale aj vedenie firmy, ako aj zákazníkov. Zamestnanci sa zbavia ubíjajúcich činností, zavedenie RPA skráti čas na spracovanie úloh až o 85% pri nulovej chybe, čo poteší zákazníka a prejaví sa to okrem iného aj zrýchlením cash-flow.

1 robot dokáže uvoľniť ruky až 5 ľuďom vo firme.

Aké procesy najčastejšie RPA roboti vo firmách robia?

- účtujú faktúry

- uvoľňujú výrobné zákazky

- sťahujú bankové výpisy a následne ich komplexne spracujú (nahodia do ERP, urobia export, porovnajú, vytvoria report a pošlú v nastavenom termíne niekomu na e-mail)

• robia krížové kontroly a párovanie - platby, faktúry, objednávky, platobné brány, kuriérske firmy a pod.
• ovládajú rôzne softvéry a systémy tak, aby to nemusel robit človek
• podávaju mesačné hlásenia DPH na finančnú správu s komplexnou agendou a notifikáciou cez e-mail
• doplňujú texty do návrhov zmlúv, aktualizujú platnosť zmlúv - doplň text, exportuj a odošli e-mailom
• pripravujú rôzne end to end procesy a reporty typu - prehľadaj e-mail server, nájdi tam prednastavené druhy dokumentov, ulož ich a vytvor archív, prihlás sa do potrebných systémov, prihlás sa do webových aplikácií, niečo odniekiaľ stiahni a ulož, vytiahni/vydoluj určitý typ dát, tieto dáta vlož do vybraného systému, urob potrebné úkony, vytvor export, ulož na určené miesto, otvor Excel, urob report pomocou kontingenčnej tabuľky, priprav výstupy a v PDF pošli na e-mailové adresy z DB

V rámci RPA sa používajú dva druhy virtuálnych robotov:

• Attended robot – obslužný robot – každý proces sa spúšťa manuálne vtedy, keď ho človek chce vykonať.
• Unattended robot – bezobslužný robot – pracuje autonómne na základe zadaného harmonogramu a vykonáva všetky procesy podľa rozpisu na každý deň. Dodržuje termín, čas, ale aj prioritu (ktorý proces má pred ktorým prednosť).

RPA to nie je len: “preboha zase ďalší systém do firmy”. RPA je váš virtuálny zamestnanec, ktorý nepotrebuje pauzu, dovolenku, nemocenskú, zvyšovanie platu a ktorý bude pre vás pracovať 24/7/365.

Jedná sa o neinvazívnu technológiu, takže RPA robota vám nemusí schvalovať žiadny dodávateľ ostatných IT systémov a dokonca ani zahraničná matka alebo iný vlastník, ktorý má prísne pravidlá na inštaláciu a používanie softvérov. RPA robot je len nový virtuálny zamestnanec, ktorému stačí počítač vo firme a zoznam procesov, ktoré by sme mu spoločne zaradili do jeho dennej agendy.

Jeden virtuálny robot dokáže v jednom momente pracovať len na jednom procese. A dokáže vám denne odpracovať toľko procesov a úloh, ktorých súčet dĺžky trvania neprekročí 24 hod.

Príklad z praxe:
Po zavedení RPA robota na Krajskom Úrade Moravsko-Slezského kraja im tento robot za 3 mesiace ušetril vyše 8000 hodín na 13 automatizovaných procesoch.

Výhody RPA je:

• krátka doba implementácie cca. 2-12 týždňov (RPA robot s prvým automatizovaným procesom môže byť zavedený do 14 dní)
• nízka časová náročnosť na vývoj procesov (väčšinou sa pracnosť pohybuje v MD a nie v desiatkach alebo stovkách MD)
• krátka návratnosť ROI medzi 6-9 mesiacmi

Ak vás téma RPA zaujala, rád zodpoviem všetky vaše otázky. Môžete ma kontaktovať priamo telefonicky: +421 905 156 600 alebo cez LinkedIn: linkedin.com/in/tomasbucha