Za poslední měsíce jsem mluvil se spoustou klientů, kteří si aktivovali zkušební verzi nebo se již rozhodli využívat náš CRM systém Anabix, ale založením účtu či zaplacením faktury, jejich aktivita skončila. Měli svoji představu o používání CRM a svůj styl podnikání i komunikace s klienty. Spojovalo je však jedno téma – nedostatek času.

„Pracuji až 15hodin denně“, „Teď řešíme důležitý projekt“, „Do konce roku si čas určitě nenajdu“ – podobných vět jsem slyšel spousty. Důvod k jejich vyřčení chápu, je těžké se přesvědčit, že mi něco může pomoci, když tomu tak doposud nebylo. Znáte to i ze svého byznysu: s klienty je to podobné. Chcete jim pomoci, ale oni stále svá rozhodnutí odkládají, až zmizí nenávratně pryč.

Zkuste si teď představit, že máte každý den o 30 minut navíc.

Na odpočinek či dodělání dlouho odkládané práce. Činnosti, jako je vyhledávání důležitých informací v kupě doručené či odeslané pošty, delegování úkolů na kolegy a kontrola, zda úkol splnili a hlídání dotažení rozjednaných obchodních případů, vás během té doby netrápí. Proč? Protože víte, že v případě potřeby tohle zvládnete během chvilky. Máte tedy čas na vychutnání kávy, dobrého čaje a srovnání si svých myšlenek, než se pustíte do další práce.

Tahle představa může být skutečná!

A není to žádné malování vzdušných zámků. Stačí si v následujících dnech najít těchto 30 minut. Nastavte si budíka přesně na 30 minut, ani ne na víc, ani ne na míň. Pokud některé naplánované body činností stihnete dříve, můžete se pustit ve vyměřeném čase do dalších.

Dejme tomu, že teď reagujete nějak takto: „Ok, 30 minut si najdu. Co tedy mám udělat, ať vytěžím maximum a popisovaná realita se stane skutečností?

Pojďme na to:

30 minut v úterý: Zamyšlení se nad základním tříděním mých zákazníků + vytvoření seznamů

1) Přečtěte si článek na našem blogu o komunikačních mapách (najdete pod odkazem, nemělo by vám to zabrat více než 5 minut) - http://www.anabix.cz/blog/komunikacni-mapy-cesty-k-zakaznikovi

2) Na papír si načrtněte obecnou komunikační mapu, o které se píše v článku (mělo by stačit 10 minut)

3) Otevřete si Anabix – menu vpravo nahoře Nápověda, položka Videonávody, video Jak přidat seznamy (čas videa je 2 minuty, ale vám stačí zatím vidět první 1,5 minut)

4) Definujte si a napište základní třídění svých zákazníků pro vytvoření prvotních Seznamů (třídit můžete buď stylem – Potenciální zákazník, Zákazník, VIP zákazník nebo dle jiného vašeho kritéria) a vytvořte si v Anabixu prvotní seznamy, kam budete příště vkládat kontakty (13 minut by mělo stačit)

34 minut ve čtvrtek: Příprava kontaktů a jejich vložení do připravených Seznamů

1) Sepište si, kde všude máte kontakty na své zákazníky. Může to být e-mail, Excel tabulky, vizitky, zápisky, faktury, jiný software. Pokud pracujete v týmu, zadejte úkol: majitelé informací, kteří nejsou v elektronické podobě, zadávají průběžně kontakty do tabulky (10 minut)

2) Otevřete si Anabix – menu vpravo nahoře Nápověda, položka Videonávody, videa Jak importovat kontakty a Jak přidat firmu (čas videí je 3 minut a 1,10 minut)

3) Nyní nás zajímá pouze import z Excel tabulky. Vytvořte si tabulky zákazníků podle Seznamů, ve kterých je na začátku budete chtít mít (jedna tabulka = jeden seznam). Dnes stačí, když si vytvoříte jednu tabulku s nejdůležitějším seznamem zákazníků (10 minut)

4) Proveďte import dat z vytvořené tabulky ve formátu .csv (oddělené středníkem) – pokud vás zajímají nejen samotné kontakty, ale i údaje o firmách, nahrajte nejprve Firmy = v menu dejte Importovat firmy (5 minut)

5) Následně proveďte import znovu, tentokrát jako Importovat kontakty (5 minut)

10 minut v pátek: Zkušební zápis

1) Otevřete si Anabix a pokud jste tento týden mluvili nebo se setkali se zákazníkem, který je již zadán v Anabixu, pak proveďte zápis

2) Pokud máte vše zadáno nebo nemáte co zadávat, podívejte se na úvodní video o Anabixu. Menu vpravo nahoře Nápověda, položka Videonávody, video Úvodní video Průvodce (čas videa je 5:30 minut)

30 minut následující úterý a 30 minut následující čtvrtek: Vložení dalších kontaktů do Anabixu

1) Tento týden pokračujeme importem z Excel tabulky. Vytvořte si další tabulky zákazníků podle Seznamů, ve kterých je na začátku budete chtít mít (jedna tabulka = jeden seznam). Každý den ideálně alespoň dvě (16 +16 minut)

2) Proveďte import dat z vytvořené tabulky ve formátu .csv (oddělené středníkem). Pokud vás zajímají nejen samotné kontakty, ale i údaje o firmách, nahrajte nejprve Firmy – v menu dejte Importovat firmy (7 + 7 minut)

3) Následně proveďte import znovu, tentokrát jako Importovat kontakty (7 + 7 minut)

4) Tento týden se snažte zápisy o telefonátech, schůzkách, jednáních uvádět přímo do Anabixu (kontaktů tam už budete mít dost)

30 minut následující úterý a 30 minut následující čtvrtek: Přidání uživatelů, synchronizace e-mailů a dalších aplikací

1) Pokud máte kolegy, založte jim přístup do Anabixu. Menu Nástroje – Uživatelé – Uživatelé –  + (přidat uživatele) Nechcete-li, aby viděli všechny zápisy v Anabixu, napište nám, jaké požadujete omezení. Pomůžeme vám nastavit uživatelské role

2) Proveďte synchronizaci s vaším e-mailem, případně e-maily spolupracovníků – Nástroje – Služby – Emailové účty – velké + (přidat) – přečtěte si návod vpravo. Případně napište, rádi s nastavením pomůžeme

3) Proveďte synchronizace s programy Smart Emailing, Fapi, Zoho Invoice, AfillBox (pokud je používáte) – Nástroje – Služby – a dle příslušného programu. Použít můžete opět videonávody: menu vpravo nahoře Nápověda, položka Videonávody, video Jak synchronizovat Anabix se SmartEmailingem a Jak synchronizovat Anabix s FAPI (čas videí je 3:23 a 1:47)

4) Pokud potřebujete Anabix synchronizovat s dalšími aplikacemi, napište nám

Po provedení synchronizací si můžete odškrtnout vaši první starost = vyhledávání důležitých informací v kupě doručené či odeslané pošty. Teď již vše najdete rychle a jednoduše v Anabixu.

Další 30minutové kroky k vašemu cíli:

1) Využívejte zadávání úkolů, ideálně hned po zapsání aktivity na kartě zákazníka. Úkoly zadávejte jak sami sobě, tak ostatním uživatelům a totéž chtějte i po nich. Upozornění bude chodit na nastavené e-maily, takže na nic nezapomenete. Pokud úkol nesplníte, připomene se vám znovu. Na pravidelné Úkoly si vytvořte šablonu.

2) Evidujte si u zákazníků Obchodní případy. Používat je můžete při získávání zákazníka i realizaci zakázky, projektu. Na pravidelné Obchodní případy si vytvořte šablonu. Budete mít přehled a nic vám neunikne.

3) Vytvořte si vlastní pole. Do něj uvedete informace, které chcete u zákazníků sledovat. Vytvořit jej můžete pro karty Kontakty, Firmy, Obchodní případy, Úkoly a Seznamy. Nástroje – Volné pole – vytvořit volné pole. Podle těchto volných polí můžete v Anabixu následně i filtrovat.

4) Nastavte si automatizaci procesů pomocí Triggerů. Možností, jak si ušetřit práci a získat další čas, je tady spousty. Ať už je to hlídání termínů, automatické vytvoření úkolu po přiřazení zákazníka do vybraného Seznamu, přesun kontaktu do jiného seznamu na základě splnění úkolu nebo sledování neaktivity nad důležitým Seznamem. Pokud máte vytvořeny komunikační mapy, můžeme se společně pustit do nastavení.

Nyní máte Anabix nachystaný a bude vám šetřit čas tak, jak jsem na začátku slíbil.

Ještě přidám své krátké osobní doporučení:
Anabix si otevřete hned po příchodu do práce a nechte jej připravený k zápisům a hledání informací po celý den (i při nečinnosti se Vám program neukončí). V okamžiku, kdy vám bude někdo volat, klienta si rychle najdete a vidíte vše, co potřebujete. Dokonce můžete v průběhu vyzvánění vyhledat klienta podle telefonního čísla, které vidíte.

Napadají vás nějaké dotazy, potřebujete s něčím pomoci? Napište nám.

Krásný den, a to nejen tento, přeje Štěpán.

Mgr. Štěpán Musil

St, 11/12/2019 - 16:15

Komentáře

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.