Informace o klientech či obchodních partnerech jsou základem pro efektivní komunikaci. Na tom se jistě shodneme. Evidovat však potřebujeme každý trochu něco jiného a v praxi se dokonce liší i to, co sledujeme u určitého typu zákazníka či dodavatele. Pojďme se tedy podívat, jak Vám s přehledem a snadným vyhledáváním informací pomůže CRM systém Anabix.
K záznamu Vašich klíčových informací využijete „Vlastní pole“. Jak už název napovídá, jsou to opravdu Vaše vlastní vytvořená pole, do kterých si zapisujete nebo importujete potřebné údaje. V Anabixu najdete 6 typů polí (textové pole, textová oblast, datum, číselné pole, zaškrtávací pole a výběrové pole) a 6 typů obsahu, kde si můžete potřebné informace vkládat.
V tomto článku jsem Vám sepsal 45 údajů vhodných k evidenci, které buďto používáme u nás ve firmě nebo je sledují naši klienti a rozhodně jsem nevyčerpal všechny varianty.
Prvním místem, kde můžete údaje vkládat je karta klienta. Zde je možné si značit vše, co se týká přímo daného kontaktu: datum narození, odebrané produkty či služby, zájmy, konec platnosti tarifu (fixace), reference, poznámky či spousta dalších užitečných záznamů.
Druhým místem jsou obchodní případy, tady si zapíšete třeba: dobu trvání zakázky, odpovědnou osobu, předpokládaný termín uzavření, způsob dodání služby/produktu nebo dodací adresu.
Pokud komunikujete s firmami, určitě uvítáte doplňující údaje na kartě Firmy, jako jsou: obrat společnosti, počet zaměstnanců, okres, provázanost na další subjekty, číslo účtu apod. Dalším místem, kde můžete evidovat vlastní pole, jsou Aktivity, Seznamy a Úkoly, využití je jen na Vás.
Aby se Vám v údajích, které si zadáte, dobře filtrovalo, najdete v Anabixu více druhů Vlastních polí. Prvním a nejčastějším je textové pole, tedy jeden řádek pro zapsání krátké informace. Do něj si můžete zadat třeba: titul před jménem, region, obor, partnerský kód, místo konání akce/veletrhu, kategorii.
Druhým typem je textová oblast, která umožňuje psaní delších textů a umožňuje řádkování. Ta je vhodná pro: obory činností, odebrané produkty, seznam zájmů, jména dětí, strukturu firem, vlastní komentáře, adresy sociálních sítí apod.
Třetí variantou je datumové pole, tedy zadání konkrétního data jako je: datum navázání spolupráce, případně založení firmy, konec fixace, platnost nabídky či tarifu, datum podpisu smlouvy – odeslání nabídky.
Čtvrtou možnost najdete pod názvem Číselné pole. Na první pohled vypadá jako textové, ale při filtrování si můžete nechat zobrazit rozsah třeba od 0 do 99 a to včetně desetinných míst. Hodí se k zaznamenání: výše slevy, čísla faktury, počtu zúčastněných osob, částce s/bez Dph, bodovému hodnocení obchodníků nebo i počtu dětí klienta.
Další variantou je využití Checkboxu, tedy možnost zaškrtnout si splnění určité podmínky, kterou Váš klient/firma splňuje. Může to být: využití konkrétní služby, projev zájmu o Vaši nabídku či další informace, splnění Vámi zadaného kritéria, upozornění na neplatiče i souhlas k zasílání obchodních sdělení.
Poslední a velice užitečnou možností je Selectbox neboli Výběrové pole. Zde si zadáte jednotlivé možnosti, ze kterých pak vybíráte. Jako první možnost dávejte vždy neutrální hodnotu (nevybráno, nezadáno, ---), bude se nabízet v poli jako výchozí. Pole se Vám bude hodit třeba pro mezistavy Obchodních případů nebo výstupy ze schůzek.
Možnosti kombinací ukazuje následující obrázek:
K Vlastním polím je dobré si ještě říci dvě věci, které nejsou na první pohled úplně patrné. Tou první je, že Anabix zobrazuje pouze vyplněná Vlastní pole. Vytvořených jich můžete mít libovolné množství, ale u každé skupiny klientů si vypíšete jen ty, co Vás zajímají a prázdná pole se Vám nezobrazí. Výjimkou potvrzující pravidlo je Checkbox, který vidíte vždy, protože je buď zaškrtnut, nebo není.
Druhým prvkem je možnost měnit si pořadí Vlastních polí a to u každého typu obsahu dle Vaší potřeby a důležitosti informací.
Kouzlo Vlastních polí, ale neoceníte jen u evidování pro Vás zajímavých údajů. Pokud využíváte i naši partnerskou aplikaci Smart Emailing, můžete vytvořená Vlastní pole u kontaktů přidávat automaticky do textů Vašich e-mailů včetně jejich předmětů. Snadno tak klienta oslovíte jeho jménem, v textu použijete název města jeho působení, datum narození, dodací adresu. Informaci stačí zadat v Anabixu a pouze propojit vybrané Seznamy se Smartem.
Tak co, už Vás napadá vlastní využití Vlastních polí nebo máte nějaké Vlastní pole, kterým se chcete pochlubit či jej doporučit i ostatním?
Štěpán Musil
Čt, 19/03/2015 (aktualizace 2023)
Komentáře