Většina z nás jistě svoje sliby plní, tedy pokud na ně nezapomeneme. Stát se to může celkem snadno. Určitě znáte situace, kdy si úkol uvědomujete v okamžiku hovoru s klientem či po skončení schůzky, pak Vám však zazvoní telefon či doběhne kolega s něčím jiným důležitým a v tu chvíli jdou Vaše myšlenky jiným směrem.

Snadno se pak stane, že na úkol buď úplně zapomenete, nebo si na něj vzpomene později než by bylo potřeba. Přitom by stačilo mít možnost si úkol okamžitě zaznačit nebo hned delegovat a máte po potenciálním problému.

Jak přesně tohle vyřešíte se CRM systémem Anabixem?

Vcelku jednoduše - samotný úkol za Vás sice Anabix neudělá, ale rozhodně se postará o to, že na úkol nezapomenete.

Úplně nejlepší je podívat se na v praxi mnohonásobně vyzkoušené doporučení – buďte přihlášeni do Anabixu po celý Váš pracovní den a v okamžiku, kdy zapisujete aktivitu na kartě zákazníka, přejděte hned na „Přidat úkol“ a úkol vytvořte. Můžete si zadat pokyn „Připomenout nabídku“, „Domluvit schůzku“ „Zaslat slíbenou odpověď na dotaz klienta“ či cokoliv jiného.

Úkolovat ovšem nemusíte jen sami sebe, ale stejně tak i svoje kolegy. Potřebujete, aby kolega poslal klientovi katalog nebo mu obchodník zavolal? Tak mu to hned po skončené schůzce či telefonátu zadejte.

Je zbytečné, abyste byli ve stresu, Anabix vám nebo kolegovi pošle každé ráno email se souhrnem denních úkolů! Úkoly, které v zadaný den nesplníte, Vám připomene hned ten následující a pak pravidelně dle Vašeho nastavení.

Vystavujete nějaké úkoly pravidelně či opakovaně? I tady najdeme dobré řešení. Když třeba potřebujete, aby Vaše účetní vystavila jednou měsíčně klientovi fakturu, stačí ji vytvořit úkol jednou a zaškrtnout u něj políčko „opakovaný úkol“. Ve zvolený den ji každý měsíc dorazí na email Vámi napsaný pokyn.

U pravidelných úkolů se zase hodí vytvořit si šablony úkolů, které Vám ušetří čas – stejné informace jako je text nebo třeba řešitel si zadáte jednou, a pak jen úkol přiřazujete k jednotlivým klientům. Šablony úkolů jsou také důležitou součástí automatizace pomocí triggerů, k tomuto tématu se ještě určitě v dalších článcích vrátíme.

A co tedy vlastně můžete všechno u úkolů zadat? Pojďme si to projít.
Text, určení řešitele úkolu a termín provedení úkolu je opravdu jen základ. Nastavit si totiž můžete i prioritu od velmi nízké až po velmi vysokou a odlišit tak důležitost úkolu, což Vám pomůže při stanovení pořadí plnění.
 
Dále předpokládaný čas potřebný na slnění úkolu, který určitě ocení Vaši kolegové – je dobré ráno vědět, že na splnění úkolu potřebujete půl hodiny, zvlášť když se jedná o méně časté záležitosti. Hodit se Vám může i určení kategorie, která pomůže snadnějšímu filtrování podle oblasti, které se úkol týká (komunikace, administrativa atd.).

Pokyny můžete předat nejen formou textu, ale k úkolům lze přiřadit i přílohy jako je třeba Smlouva s klientem, grafický náčrt jeho představy či potřebná tabulka. Řešitel nebude muset ztrácet čas dalším hledáním podkladů. Stačí mu, když se podívá na text, do příloh a na předchozí komunikaci s klientem na zákaznické kartě v Anabixu.

Dalším velmi využívaným prvkem při zadávání úkolů je používání pole „Upozornit uživatele“. Ve velkém případě Vás jistě zajímá, zda byl úkol splněn či nikoliv. Do tohoto pole tedy zadáte sebe jako zadavatele úkolu a po splnění úkolu kolegou Vám dorazí email s upozorněním.

Samotné odškrtnutí splnění úkolu je vcelku snadná záležitost, u úkolu na kartě zákazníka buď hned kliknete na „fajfku“ nebo přímo v samotném úkolu zadáte „dokončený“. A je to!

A ještě poslední věc. Úkolovat můžete všechny uživatele, kterým dovolíte do Anabixu přístup a vytvoříte jim samostatné uživatelské jméno a heslo. V rámci našeho tarifu MINI můžete mít až 5 uživatelů, u tarifu MIDI až 15 uživatelů a u tarifu MAXI klidně až 35 uživatelů či po dohodě i více.

Tak co? Používáte všechny funkce u úkolů a plníte sliby, které si dáte sami sobě či svým spolupracovníkům?

Napište nám, pokud potřebujete se zadáváním úkolů pomoci i pokud sami využíváte úkoly ještě trochu jinak, než jsem popsal – Vaše zkušenost se může hodit dalším uživatelům.

Krásný den a to nejen tento přeje

Štěpán

Štěpán Musil

Štěpán Musil

Čt, 19/02/2015 - 10:35 (aktualizováno 1.9.2017)

Komentáře

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.