E-maily na kontakty – nastavení a odesílání e-mailů z Anabix CRM

Anabix CRM nově umožňuje odesílat e-maily přímo na kontakty. Kromě ručního odeslání z karty kontaktu lze e-mail využít také jako následnou akci triggeru nebo k němu připojit dokument vytvořený v Anabixu.

Pro odesílání e-mailů je potřeba nejprve nastavit SMTP u e-mailového účtu, ze kterého budou zprávy odcházet. Pro opakované použití a triggery se hodí také připravit šablony e-mailů s dynamickými poli.

Nastavení SMTP

Před prvním odesláním e-mailu si zkontrolujte nastavení SMTP u napojeného e-mailového účtu.

Přejděte do:

Nastavení → Služby → Emailové účty

U vybraného účtu doplňte potřebné údaje:

  • SMTP server,
  • port,
  • typ šifrování,
  • případně další požadované údaje.
Nastaveni SMTP v Anabix CRM

Pokud používáte Microsoft 365, postačí původní propojení účtu přes:

Nastavení → Služby → Microsoft 365

Podrobnosti k propojení najdete v návodu k propojení s e-mailovými účty a v návodu k propojení účtu Microsoft 365.

Šablony e-mailů

Pro pravidelně používané e-maily si připravte šablony v:

Nastavení → Šablony → Šablony e-mailů

Prehled sablon e-mailu v Anabix CRM

Při vytváření šablony nastavíte:

  • E-mail odesilatele – výběr z napojených účtů s povoleným SMTP,
  • Jméno odesilatele,
  • Adresa pro odpovědi,
  • Kopie (CC),
  • Předmět.

Do textového editoru následně vložíte obsah zprávy. Stejně jako u Dokumentů lze využít dynamická pole pro automatické doplnění údajů z Kontaktů, Firem a Obchodních případů.

Po dokončení šablonu uložte.

Nastaveni nove sablony e-mailu v Anabix CRM

Způsoby odeslání e-mailu

E-mail na kontakt odešlete třemi způsoby:

  1. přímo z karty kontaktu,
  2. jako následnou akci triggeru,
  3. společně s dokumentem vytvořeným v Anabixu.

1. Odeslání e-mailu přímo z karty kontaktu

Na kartě kontaktu najdete tlačítko pro odeslání e-mailu. Po jeho použití se otevře stránka s nastavením zprávy.

V nastavení zprávy lze:

  • vybrat připravenou šablonu e-mailu,
  • zvolit parametry odeslání,
  • upravit údaje o odesilateli,
  • zadat vlastní předmět a text,
  • přidat přílohu.

Pokud použijete šablonu, její obsah se před odesláním načte do editoru. Pro jednorázovou komunikaci stačí text napsat přímo bez použití šablony.

Karta kontaktu s tlacitkem pro odeslani e-mailu

2. Odesílání e-mailů pomocí triggerů

E-mail lze odeslat také prostřednictvím triggeru. Pro tento účel slouží následná akce:

Odeslat e-mail ze šablony

V triggeru vyberete požadovanou šablonu a nastavíte další parametry odeslání. Hodnoty přednastavené v šabloně lze podle potřeby upravit přímo v triggeru.

Text e-mailu se v nastavení triggeru neupravuje. Pokud potřebujete změnit jeho obsah, vraťte se k příslušné šabloně v:

Nastavení → Šablony → Šablony e-mailů

E-mail se následně odešle při splnění nastavené spouštěcí podmínky. Trigger lze navázat například na:

  • přidání kontaktu do seznamu,
  • dokončení úkolu,
  • změnu stavu obchodního případu,
  • blížící se datum ve vlastním poli,
  • nebo další dostupné spouštěcí akce.
Nasledna akce triggeru odeslat e-mail ze sablony v Anabix CRM

3. Odeslání dokumentu e-mailem

E-mail lze využít také při práci s modulem Dokumenty. Vytvořený dokument odešlete přímo z jeho detailu.

Po kliknutí na název dokumentu najdete tlačítko Odeslat e-mailem.

Tlacitko odeslat e-mailem na dokumentu v Anabix CRM

V následujícím kroku vyberete připravenou šablonu, případně nastavíte e-mail individuálně. Upravit lze parametry zprávy i průvodní text.

Po odeslání je dokument připojen k e-mailu a doručen příslušnému kontaktu.

Podrobnější informace o vytváření dokumentů najdete v návodu k modulu Dokumenty.

Evidence odeslaných e-mailů

Každý e-mail odeslaný z Anabixu se zaznamená jako aktivita na kartě příslušného kontaktu, případně také obchodního případu.

Aktivita je označena ikonou obálky a textem Odeslaný e-mail z Anabix.

Po otevření detailu aktivity uvidíte:

  • datum odeslání,
  • e-mail odesilatele,
  • e-mail příjemce,
  • předmět,
  • kompletní text odeslaného e-mailu.
Karta kontaku s aktivitou odeslaneho e-mailu v Anabix CRM

Doporučení před prvním odesláním

Před zasláním e-mailu nebo spuštěním triggeru doporučujeme provést test na vlastním kontaktu.

Ověříte si tak:

  • správného odesilatele,
  • podobu výsledného e-mailu,
  • správné doplnění dynamických polí,
  • údaje získané z Kontaktů, Firem a Obchodních případů,
  • případně také správné připojení příloh.

Teprve po úspěšném otestování doporučujeme spustit komunikaci na skutečné kontakty.

V případě jakýchkoli dotazů k tomuto a dalším nastavením nás kontaktujte na anabix@anabix.cz
Rádi vám s nastavením pomůžeme.

Komentáře