Proč realitní portály nestačí na řízení realitní kanceláře

Realitní portály jsou dnes pro většinu makléřů i kanceláří naprostý základ. Pomáhají prezentovat nabídku nemovitostí, přivádět nové poptávky a oslovovat zájemce ve chvíli, kdy aktivně hledají bydlení nebo investiční příležitost. Bez podobných nástrojů si dnes realitní byznys umí představit jen málokdo.

Jenže s rostoucím počtem klientů a zakázek se postupně ukazuje, že samotný portál nestačí na řízení každodenní práce realitního týmu. Ve chvíli, kdy potřebujete mít přehled o komunikaci, rozpracovaných případech nebo spolupráci více makléřů, začíná být důležité mít vlastní CRM systém pro realitní kanceláře.

Realitní portály pomáhají s inzercí, ne s řízením firmy

Portály skvěle řeší prezentaci nemovitostí a získávání nových kontaktů. Umožňují zobrazit nabídku širokému publiku, sledovat reakce na inzeráty a jednoduše pracovat s publikací nemovitostí napříč trhem.

Tím ale jejich role většinou končí. Jakmile se z poptávky stává reálný obchodní případ, začínají kanceláře řešit úplně jiné situace – kdo s klientem komunikoval, co se řešilo na schůzce nebo jaký je další krok v procesu.

Stav inzerátu neukazuje stav obchodního případu

Informace o tom, že je nemovitost aktivní, rezervovaná nebo prodaná, je samozřejmě důležitá. Sama o sobě ale neříká nic o tom, v jaké fázi se nachází konkrétní obchod nebo co je potřeba udělat dál.

Makléř často současně řeší více klientů, různé fáze jednání i navazující aktivity. A právě tady začíná být rozdíl mezi správou inzerce a skutečným řízením obchodního procesu. Bez jasného systému se jednotlivé kroky začnou snadno ztrácet mezi telefonáty, e-maily a běžnou operativou.

S rostoucím počtem zakázek roste i potřeba přehledu

V menších týmech bývá zpočátku běžné, že si makléři většinu informací pamatují nebo evidují každý po svém. Jakmile ale přibývají další zakázky a klienti, začíná být podobný způsob práce stále méně udržitelný.

Největší problém často nevzniká kvůli jedné velké chybě, ale kvůli množství drobných návazností, které nemá kdo hlídat. Postupně se zpomaluje komunikace, zhoršuje zastupitelnost a vedení ztrácí přehled nad tím, co se v týmu skutečně děje. A právě tehdy si mnoho kanceláří začne uvědomovat, že samotný inzertní systém na řízení firmy nestačí.

Spolupráce více makléřů vyžaduje společné prostředí

Jakmile v kanceláři spolupracuje více lidí, začíná být důležité, aby informace nezůstávaly pouze u jednotlivců. Každý makléř má svůj styl práce, vlastní poznámky i způsob komunikace s klienty. Bez společného prostředí ale ostatní členové týmu nevidí širší kontext obchodů.

To komplikuje běžnou spolupráci i zastupitelnost. Pokud někdo onemocní, odjede na dovolenou nebo jednoduše nestíhá, ostatní často nemají na co navázat.

Přehled není o kontrole lidí

Ve chvíli, kdy se mluví o systému nebo CRM, část makléřů si představí hlavně větší kontrolu nebo více administrativy. Ve skutečnosti ale nejde o kontrolu jednotlivců, ale o návaznost práce v rámci celého týmu.

Pokud má každý přístup ke stejným informacím, je mnohem jednodušší navázat na předchozí komunikaci a posouvat obchod dál bez zbytečných prodlev. Díky tomu se zlepšuje nejen organizace práce, ale i celkový dojem klienta z komunikace kanceláře.

Vedení potřebuje vidět víc než jen výsledky

Majitel nebo vedoucí kanceláře většinou neřeší jen uzavřené obchody. Potřebuje vědět také to, kolik zakázek je aktuálně rozpracovaných, kde se proces zpomaluje nebo které případy vyžadují větší pozornost.

Bez společného systému se ale podobné informace získávají velmi obtížně. Rozhodování se pak opírá spíš o odhady než o konkrétní data. A právě schopnost rychle se zorientovat v aktuální situaci začíná být s růstem týmu stále důležitější.

CRM systém doplňuje to, co portálům přirozeně chybí

Realitní portály a CRM systém nejsou konkurenční nástroje. Každý řeší jinou část práce realitní kanceláře. Portály pomáhají získávat nové poptávky a prezentovat nabídku nemovitostí, zatímco CRM systém pomáhá řídit obchodní proces a každodenní fungování týmu. Díky tomu vzniká prostředí, ve kterém jsou klienti, zakázky, komunikace i plánované aktivity přehledně propojené na jednom místě.

Každý nástroj má v realitní kanceláři jinou roli

Portály jsou důležitou součástí obchodu a bez nich se většina kanceláří neobejde. Samy o sobě ale nebyly vytvořené pro řízení vztahů s klienty ani pro koordinaci práce více makléřů.

Právě proto dnes řada týmů kombinuje inzertní portály s vlastním CRM systémem pro realitní makléře, který pomáhá držet přehled nad obchodními případy a interní spoluprací. Díky tomu mohou jednotlivé nástroje dělat přesně to, pro co byly vytvořené – portály přivádí poptávky a CRM pomáhá řídit další práci s nimi.

Přehled začíná být konkurenční výhodou

Čím více klientů a zakázek realitní kancelář řeší, tím důležitější začíná být schopnost udržet si přehled. Nejen o samotných nemovitostech, ale hlavně o komunikaci, návaznosti aktivit a aktuálním stavu jednotlivých obchodů.

Právě zde se postupně ukazuje rozdíl mezi kancelářemi, které fungují hlavně operativně, a těmi, které mají procesy nastavené systematicky. Nejde přitom o nahrazení portálů nebo změnu způsobu prodeje. Jde o vytvoření prostředí, které pomůže propojit každodenní práci makléřů do jednoho funkčního celku.