Když při práci s klienty vytváříte nabídky, smlouvy, potvrzení nebo jiné dokumenty, nemusí jejich příprava znamenat neustálé přepisování údajů a hledání souborů v různých složkách. Nový modul Dokumenty vám umožní vytvářet dokumenty přímo v Anabixu a propojit je s kontakty, firmami i obchodními případy. Spolu s tím jsme upravili také karty kontaktů a obchodních případů a výrazně zjednodušili práci s přílohami.

Vytvářejte dokumenty přímo v Anabixu

Představte si situaci, kdy potřebujete připravit nabídku, smlouvu nebo potvrzení pro konkrétního klienta. Obvykle máte několik možností. Najdete si šablonu v počítači, otevřete ji, dohledáte údaje o klientovi v CRM systému, část informací přepíšete do dokumentu a nakonec soubor uložíte někam, kde ho budete později znovu hledat.

Právě tohle chce modul Dokumenty v Anabixu zjednodušit.

Dokument vytvoříte přímo v Anabixu a potřebné údaje se do něj automaticky doplní z informací, které už v systému máte uložené. Nemusíte tedy znovu opisovat jméno klienta, adresu, údaje o firmě nebo informace z obchodního případu.

Šablona se postará o zbytek

Základem jsou šablony dokumentů a dynamická pole.

Do šablony si připravíte podobu dokumentu a označíte místa, do kterých se mají doplňovat údaje z Anabixu. Při vytvoření konkrétního dokumentu pak systém použije informace z příslušného kontaktu, firmy nebo obchodního případu.

Stejnou šablonu tak můžete používat opakovaně, aniž byste pokaždé ručně upravovali její obsah.

To se hodí například pro:

• smlouvy,
• nabídky,
• potvrzení,
• předávací protokoly,
• objednávky
• nebo jiné dokumenty, které ve firmě vytváříte opakovaně.

Výsledkem je méně přepisování, méně prostoru pro chyby a především dokument vytvořený přímo v souvislosti s konkrétním klientem nebo obchodním případem.

Podrobný návod k modulu Dokumenty najdete ve Znalostní bázi.

 Dokumenty vytvářejte a odesílejte automaticky

Modul Dokumenty nyní není jen místem pro vytváření a ukládání dokumentů. Vytvořený dokument můžete na jeho detailu rovnou odeslat e-mailem konkrétnímu kontaktu – stačí zvolit Odeslat e-mailem a vybrat připravenou šablonu nebo nastavit zprávu individuálně.

Ještě větší možnosti přináší propojení s triggery. Dokument se tak může na základě události v CRM automaticky vytvořit ze šablony a následně odeslat kontaktu. Například při splnění podmínky u obchodního případu může Anabix vytvořit a odeslat předávací protokol, smlouvu o spolupráci nebo jiný dokument.

Tím se z jednotlivých kroků stává automatizovaný proces bez nutnosti ručního vytváření a odesílání dokumentů.

Dokumenty zůstávají tam, kde je budete hledat

Samotné vytvoření dokumentu je jen jedna část práce. Neméně důležité je vědět, kde ho později najdete. Proto je modul Dokumenty propojený s kartami kontaktů a obchodních případů.

Když se ke klientovi po několika měsících vrátíte, nemusíte přemýšlet, ve které složce nebo e-mailové konverzaci jste příslušný dokument naposledy hledali. Dokumenty související s daným klientem nebo obchodním případem máte přehledně na jednom místě společně s dalšími informacemi.

A právě tady se ukazuje jedna z hlavních výhod práce s dokumenty přímo v CRM systému: nejde jen o vytvoření souboru, ale o zachování jeho kontextu.

S přílohami se pracuje jednodušeji

Spolu s novým modulem Dokumenty jsme upravili také způsob práce s přílohami.

Pokud máte u kontaktu nebo obchodního případu více souborů, nemusíte každý z nich nejprve stahovat, abyste zjistili, co obsahuje. Nově si přílohy prohlédnete přímo v Anabixu prostřednictvím náhledu.

Přidali jsme také možnost nahrát více souborů najednou, což oceníte například při převádění dokumentace ke klientovi nebo při práci s větším množstvím podkladů.

Přílohy obchodních případů se navíc zobrazují také na kartě kontaktu. Když tedy otevřete klienta, máte lepší přehled i o souborech, které souvisejí s jeho jednotlivými obchodními případy.

Na kartě obchodního případu jsme zároveň upravili umístění bloku Přílohy a doplnili jej o náhledy.

Přehlednější karty kontaktů a obchodních případů

Anabix jsme doplnili také o několik změn, které vám zpříjemní každodenní práci s kartami.

Při zadávání aktivit, úkolů nebo hlasových zpráv je nyní nabídka dalších možností přehledněji rozdělena. Podobně jsme upravili také rychlé založení obchodního případu přímo z úvodní části karty kontaktu.

Pokud pracujete s větším množstvím obchodních případů, pomohou také filtry podle jejich stavů. Snadněji tak oddělíte například rozpracované, dokončené nebo jiné typy případů podle toho, jak máte svůj proces nastavený.

Upravili jsme také rozložení některých bloků na kartách, aby důležité informace dostaly více prostoru a nebyly zbytečně rozdělené do několika menších částí.

Proč jsme tyto změny připravili?

Při práci s CRM systémem nejde jen o množství funkcí. Důležité je, aby vám jednotlivé části systému dávaly smysl společně.

Kontakt, komunikace, obchodní případ, dokumenty, úkoly i přílohy spolu v reálné práci často souvisejí. Pokud jsou tyto informace rozdělené mezi několik různých nástrojů, zbytečně přicházíte o přehled a část práce opakujete.

Právě proto jsme nový modul Dokumenty propojili s dalšími částmi Anabixu a současně upravili karty kontaktů a obchodních případů.

Cílem je, abyste při práci s klientem nemuseli přemýšlet, kde kterou informaci hledat a kam který dokument uložit.

Vyzkoušejte Dokumenty v Anabixu

Nový modul Dokumenty jsme uvedli jako základ pro další rozšiřování práce s dokumenty přímo v CRM systému.

Pokud už Anabix používáte, můžete si jeho možnosti vyzkoušet přímo na svých kontaktech a obchodních případech. A pokud o CRM systému teprve uvažujete, právě práce s dokumenty může být jedním z příkladů, na kterém si dobře ověříte, jestli vám podobný systém dokáže v každodenní práci něco skutečně ulehčit.

Anabix si můžete vyzkoušet 30 dní zdarma a bez závazků.

Vyzkoušet Anabix CRM na 30 dní zdarma